Integracja z KSeF

Lista na 1 stycznia 2027: co musicie mieć domknięte

Tego dnia kończą się naraz wszystkie przepisy przejściowe KSeF. Same kary mają zostać przesunięte na 2028 rok, ale obowiązki z tej listy zaczynają obowiązywać w styczniu 2027 niezależnie od nich. Sześć pytań, przy każdym zaznaczcie, czy macie to załatwione. Na końcu dostaniecie listę tego, co zostało, gotową do wysłania księgowej albo osobie od systemu.

1. 1. Czy wszystkie faktury dla firm wystawiacie już w KSeF?

   Co się zmienia: 1 stycznia 2027 znika limit 10 tys. zł brutto miesięcznie na faktury wystawiane poza KSeF. Od tego dnia każda faktura dla firmy musi przejść przez system.

   Co zrobić: Jeżeli choć część faktur powstaje w Wordzie, w Excelu albo w programie bez KSeF, przenieście je do programu z KSeF albo do darmowej Aplikacji Podatnika KSeF jeszcze w 2026, kiedy pomyłka nic nie kosztuje.

   Mamy toJeszcze nie albo nie wiemy

2. 2. Czy macie ustalone, gdzie od stycznia powstanie faktura do sprzedaży z kasy?

   Co się zmienia: Faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej, w tym paragony z NIP do 450 zł uznawane za faktury uproszczone, są poza KSeF tylko do 31 grudnia 2026.

   Co zrobić: Jeżeli sprzedajecie przez kasę, a klienci proszą o fakturę, wybierzcie program, w którym ta faktura powstanie od stycznia, i przećwiczcie to na jednym dokumencie. Jeżeli nie macie kasy, ten punkt Was nie dotyczy.

   Mamy toJeszcze nie albo nie wiemy

3. 3. Czy numer KSeF faktury kosztowej jest pod ręką, kiedy robicie przelew?

   Co się zmienia: Od 1 stycznia 2027 przelew za fakturę z KSeF między czynnymi podatnikami VAT ma zawierać jej 35-znakowy numer KSeF. Przy zapłacie za wiele faktur jednego kontrahenta wystarczy jeden identyfikator zbiorczy wygenerowany w KSeF. Nie dotyczy to płatności kartą, BLIK-iem ani gotówką.

   Co zrobić: Sprawdźcie, czy numer KSeF trafia z programu księgowego do pliku przelewów albo do banku. Jeżeli przelewy robi ktoś, kto widzi tylko PDF faktury, numer będzie przepisywany ręcznie przy każdej płatności.

   Mamy toJeszcze nie albo nie wiemy

4. 4. Czy ktoś regularnie pobiera faktury kosztowe z KSeF?

   Co się zmienia: Faktura od dostawcy jest uznana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru w KSeF. Dostawca nie musi już wysyłać jej mailem, więc termin płatności biegnie także wtedy, gdy nikt do systemu nie zajrzał.

   Co zrobić: Ustalcie, kto i jak często pobiera faktury zakupowe i dokąd one trafiają. Bez tego o fakturze dowiecie się dopiero z upomnienia dostawcy.

   Mamy toJeszcze nie albo nie wiemy

5. 5. Czy macie certyfikat KSeF do wystawiania faktur w trybie offline?

   Co się zmienia: Gdy KSeF nie działa albo nie ma internetu, fakturę wystawia się w trybie offline i wysyła do systemu później. Taka faktura przekazana klientowi poza systemem musi mieć dwa kody QR, a drugiego nie da się wygenerować bez certyfikatu KSeF typu 2, ważnego 2 lata.

   Co zrobić: Wygenerujcie certyfikat w Aplikacji Podatnika KSeF teraz, a nie w dniu awarii. Tokeny do logowania zostają, bo Ministerstwo Finansów zrezygnowało z ich wygaszenia, więc certyfikat nie zastępuje tokenu, tylko go uzupełnia.

   Mamy toJeszcze nie albo nie wiemy

6. 6. Czy widzicie, która faktura została odrzucona albo jeszcze nie wysłana?

   Co się zmienia: Kary z art. 106ni ustawy o VAT, czyli do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza KSeF albo do 18,7% kwoty należności przy fakturze bez VAT, miały zacząć obowiązywać 1 stycznia 2027. Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026, że przesunie je na 1 stycznia 2028, i rozpoczęło prace nad ustawą. To na dziś zapowiedź, a nie uchwalone prawo, więc nie planujcie w oparciu o pewność, że kary nie przyjdą wcześniej. Sam obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie jest zawieszony ani o jeden dzień.

   Co zrobić: Program albo integracja muszą pokazywać stan każdej faktury: przyjęta z numerem KSeF, odrzucona albo czekająca na wysłanie po trybie offline. Faktura odrzucona po cichu wygląda w systemie tak samo jak wystawiona.

   Mamy toJeszcze nie albo nie wiemy

Źródła: serwis Ministerstwa Finansów o trybie offline24 i limicie 10 tys. zł, ustawa o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026. To lista techniczna, nie porada podatkowa.